Pour éviter de perdre un temps considérable à rechercher des documents, je vous conseil la mise en place de classeurs dès le démarrage de l'entreprise. Cette organisation vous permettra d'être plus efficace sur le plan administratif.
Le classement que nous vous proposons ici, se décompose en 8 classeurs :
(certains classeurs peuvent être supprimés s'ils ne sont pas adaptés à l'activité, par exemple, le classeur des devis, si vous ne faites pas de devis dans votre activité)
Vous conservez par dates d’échéances et séparément dans ce classeur :
- les factures qu’il vous reste à payer (dettes)
- celles qui n'ont encore été payées par les clients (créances)
Dès qu’une facture est payée, on note sur la facture la date et le mode de paiement et on la transfère dans le classeur achats ou ventes.
Vous classez les unes derrière les autres, par ordre de date avec des intercalaires pour chaque mois, les factures d’achats qui ont été payées. La facture la plus récente devant toujours se trouver sur le dessus.
Par ordre chronologique, vous classez le double des devis envoyés. On pourra distinguer les devis signés (retournés), ceux en attente et ceux sans suite.
Par ordre chronologique, le double des factures auront été intégralement payés. On pourra éventuellement conserver à part les pièces justificatives des recettes ou des paiements en espèces.
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