Gestion des dossiers du personnel : une pratique RH cruciale

Constituer et gérer les dossiers du personnel figure parmi les tâches les plus courantes du service des Ressources Humaines. Cette mission exige une bonne méthodologie, mais également une bonne connaissance de la réglementation en vigueur.

Gérer les dossiers des employés efficacement

La gestion des dossiers des employés semble un projet simple, mais exige en réalité une bonne connaissance de réglementation en vigueur ainsi qu’une bonne méthodologie d’archivage. La loi demande à l’employeur que, lorsque celui-ci constitue un dossier sur une personne, il doit avoir un intérêt légitime à effectuer cette action et que cette personne doit en être informée. Ensuite, au cours de la collecte des informations personnelles sur l’employé, l’employeur doit lui demander directement de lui fournir ces renseignements ou, selon le cas, lui demander son consentement pour que l’entreprise puisse effectuer la collecte de ses données.

S’il vous arrive de devoir communiquer à une tierce personne ces informations personnelles, vous devez d’abord obtenir l’approbation de votre employé. De plus, chaque collaborateur doit avoir accès à son propre dossier et peut demander d’y apporter des modifications sous certaines conditions. Il est important de noter que des manquements à la loi en vigueur concernant le dossier du personnel, que cela soit de la part de l’employé ou de l’employeur, peuvent entraîner des amendes.

Afin de faciliter le traitement de cette partie de la gestion des ressources humaines, il est recommandé d’utiliser un progiciel RH. De plus, il est important d’archiver les documents au format papier et numérique.

L’archivage : une organisation qui exige méthode et rigueur

L’archivage des dossiers du personnel assure l’efficacité des employés, dans le service RH et dans toute l’entreprise. Entre autres, une bonne stratégie d’archivage permet un gain de temps important, notamment dans les processus de recrutement, de suivi ou encore de formation. La société est contrainte à garder divers documents relatifs aux ressources humaines pour respecter les lois en vigueur, mais également pour d’éventuels besoins d’informations en cas de litiges ou de reconstitution de carrière.

Pour archiver efficacement vos dossiers d’employés, vous devez commencer par recenser les documents à archiver parmi les différentes pièces que l’activité des Ressources Humaines a générées. Ensuite, vous devez déterminer la période pendant laquelle chaque document devrait être conservé, tout en respectant les réglementations applicables au sein de la société. Ensuite, vous devez adopter des codes d’indexation, afin que la future recherche d’un document puisse se faire le plus rapidement possible. Il faudra également procéder au tri des différents documents notamment afin d’éliminer les doublons et classer les pièces dont vous aurez besoin.

Une bonne gestion RH implique une bonne gestion des archives, ce qui demande des compétences méthodologiques, juridiques et informatiques. Il peut alors être opportun de recourir à un expert pour mettre en place les dispositifs nécessaires et gérer la période de conservation, les règles de classement et les informations numérisées. Vous pouvez également intégrer les solutions d’un fournisseur tel que Dynacom Solutions RH qui propose des outils parmi les plus reconnus en matière de processus RH.