4 astuces pour améliorer sa gestion du temps au travail

Entre les diverses préoccupations de la vie quotidienne et la gestion des projets prioritaires sur le plan professionnel, il est parfois difficile de ne pas se sentir submergé. Les conseils dans cet article vous permettront de mieux gérer votre temps au travail, d’être plus efficace et par conséquent plus serein, au travail comme à la maison.

Avant tout, priorisez !

Plutôt que de se jeter sur le premier mail qui arrive dès le matin, mieux vaut prendre quelques minutes pour, d’une part lister ce qui doit être fait et d’autre part, hiérarchiser ces différents points. Est-ce que votre collègue ou votre client a un besoin urgent, auquel vous pouvez répondre avant de vous consacrer à un dossier plus chronophage ? Si oui, gérez-le.

Il faut également évaluer la durée que chaque élément vous prendra à réaliser. Dans le doute, mieux vaut surestimer légèrement le temps que de partir du principe que vous le ferez rapidement.

Pour prioriser vos tâches, vous pouvez évaluer deux critères : le degré d’importance et le degré d’urgence. Les tâches à la fois importantes et urgentes devront être en haut de la liste, celles qui sont simplement urgentes au second plan, celles qui sont importantes mais pas particulièrement urgentes peuvent être prévues pour un autre jour dans la semaine. Attention cependant à ne pas procrastiner : ce qui n’est pas urgent aujourd’hui le sera peut-être la semaine prochaine.

Anticipez vos journées

En prenant en compte la durée et la complexité des tâches que vous avez à réaliser, vous pourrez organiser vos journées plus efficacement. Les heures durant lesquelles vous êtes susceptible d’être interrompu doivent être dédiées à des tâches simples et rapides. Vous pouvez également prévoir certaines tranches horaires de la semaine pour les tâches plus complexes et plus chronophages.

Selon les métiers et les secteurs, certains jours de la semaine sont plus remplis que d’autres. Essayez de les identifier pour ne pas prévoir de tâches urgentes ou longues à réaliser ces jours-là. Vous risquez d’être débordé… A l’inverse, en ciblant les journées moins denses, vous pourrez y programmer ce qui n’est pas urgent, mais important.

Savoir s’adapter

Lorsque l’on a organisé clairement sa journée et structuré son temps de travail, les imprévus tels que les réunions à l’improviste ou les appels téléphoniques peuvent générer de la frustration, car ils perturbent l’organisation. Dans ces cas-là, il ne faut pas être déstabilisé. Analysez à nouveau ce que vous aviez prévu de faire et décalez ce qui peut l’être.

N’hésitez pas à le signaler à votre hiérarchie ou à vos collaborateurs. Cela pourrait induire une meilleure organisation de votre structure d’une part, mais aussi vous permettre de ne pas subir les conséquences si certaines tâches ne sont pas faites.

Se concentrer

N’essayez pas de faire mille choses à la fois. La polyvalence est une qualité, mais le stress ne saura que vous faire multiplier les erreurs. Comment gérer son temps au travail ? Cela passe aussi par savoir ne pas se laisser distraire et par ne pas s’éparpiller. Concentrez-vous plusieurs dizaines de minutes sur une même tâche, jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Faire à moitié, puis reprendre le lendemain et terminer la semaine d’après, c’est le meilleur moyen de faire des fautes et d’oublier.

Se concentrer efficacement passe aussi par les pauses, car le cerveau a besoin de se reposer. S’il ne s’agit pas de passer plusieurs heures par jour devant la machine à café, une dizaine de minutes de pause toutes les deux heures vous rendra nettement plus efficace et évitera les erreurs.